100 Livestreams – oder eine kurze Geschichte über den Business Case «EIZ Live Events»
von Marco Leisi, Februar 2023
Am 8. September 2020 haben wir unter dem Label EasyWebinar.ch im Zürcher Konferenzzentrum Metropol gemeinsam das erste Fachseminar des Europa Instituts live ins Internet übertragen. Mit derselben Webinar-Plattform, die wir online aufgebaut haben, brachten wir Ende 2022 das 100. Live-Event zum Online-Publikum unseres Kunden! Ein Publikum, welches die Übertragungen auch schon mal mit dem Prädikat «Bench Mark» bezeichnete.
In diesem Case beschreibe wir, wie die Zusammenarbeit mit dem Europa Institut an der Universität Zürich entstanden ist, wie sie sich entwickelt hat und was sie in Zukunft erfüllen muss, um weiterhin erfolgreich zu sein.
Wer ist EasyWebinar.ch?
THE BAND hat viele Facetten und kann sich schnell dem Markt anpassen. So entstand während des Lockdowns aufgrund der Corona-Pandemie das Label EasyWebinar.ch. Darin verschmolzen Erfahrungen rund um Streaming Media und Live Streaming, die wir ab 2001 u.a. mit dem Video Blog emotionstimulator.com gemacht hatten, mit unserem Know-How aus der Webbranche (seit 1998) sowie unserem über 20-jährigen Filmschaffen.
Vom klassisches Auftragsverhältnis zum Business Case
Die Anforderungen an die Unternehmung „EIZ Live Events“ waren klar: Liveübertragungen aus Konferenzräumlichkeiten in eine interaktive und v.a. geschützte Online-Schnittstelle für ein bezahlendes Publikum. Zeitweise sogar als Ersatz für „physische“ Seminare und später als sogenannte Hybrid-Events. Also musste natürlich auch die Qualität stimmen, denn wer schaut ein ganztägiges Programm, wenn der Ton schlecht ist und das Bild unscharf? Anstatt eines klassischen Auftragsverhältnisses haben wir in enger Zusammenarbeit mit dem Event-Team des Europa Instituts einen erfolgreichen Business Case entwickelt.
Wenn man weiss, was es heisst einen Webcast zu machen, braucht es in der Regel viel Vorbereitungszeit für Planung und Entwicklung und das entsprechende Fachpersonal. In etwas mehr als einem Monat hatten zwei Fachleute den Webinar-Service auf die Beine gestellt, inklusive eigener Online-Plattform. Das Vertrauen, welches uns Andreas Kellerhals, Carrie Joda und Irina Ruf vom Europa Institut entgegenbrachten, war essentiell, und das ganze Team hat, vom Sekretariat bis vor die Kamera, macht bis heute einen hervorragenden Job.
«Das Publikum schätzt die Kontinuität, mit der es die Weiterbildungsformate in Anspruch nehmen kann, unabhängig von örtlichen Einschränkungen.»
100 Livestreamsin 2 Jahren
Im Zeitraum von September 2020 bis November 2022 haben wir in Zusammenarbeit mit dem Europa Institut folgende Zahlen erreicht:
- 100 Livestreams
- 4400 Fachinteressierte Online-Zuschauer
- 300 Referentinnen und Referenten
- 480 Stunden Archiv-Videos
Was macht diesen Service zum Business Case?
Für das Publikum ist es die Kontinuität, mit der es Weiterbildungsformate in Anspruch nehmen kann, unabhängig von zeitlichen oder örtlichen Einschränkungen. Dass viele Sendungen anfangs von den Chefs persönlich moderiert wurden, gab Vertrauen und dass die bekannten Tagungsleiterinnen und -Leiter spontan vor die Kamera standen, als wäre das schon immer ihr Alltag gewesen, festigte die Marke EIZ Live Events.
Vor allem aber ist der Service für Seminare seit der ersten Ausstrahlung lukrativ für die Event-Organisatorin. Das liegt v.a. an der schlanken Produktion bestehend aus einem kleinen Team, eigens für die Einsätze konzipierten Technik und einfachen internen Prozessen. Der Webinar-Service hat das Potential für Weiterentwicklungen und kann mit kleinen Investitionen auf ein weiteres Produkt oder eine andere Firma angewandt werden.
Ein paar Zahlen oder warum der EIZ-Livestreaming-Service lukrativ ist
Ein EIZ-Livestream während eines Hybrid-Events ist ab ca. 5 – 7 zahlenden Online-Teilnehmer*innen kostendeckend und ergo bei einem Durchschnitt von 44 Online-Zuschauer pro Live-Event auch lukrativ.
Auf der Basis der bestehenden Dienstleistungen lässt sich jedoch noch mehr herausholen, und zwar ohne grosse Investitionen. Einige Ideen dazu fassen wir weiter unten zusammen.
Online-Zuschauer eines Hybrid-Events
Spezifikationen einer typischen Tagung als Hybrid-Event
- Publikum vor Ort zwischen 50 – 150
- Online-Publikum zwischen 20 – 120
- Programm ca. 09:00 – 16:30 Uhr
- Konferenz-Location (Saaltechnik wird über Location verrechnet)
«Ein EIZ-Livestream während eines Hybrid-Events ist ab ca. 5 – 7 zahlenden Online-Teilnehmer*innen kostendeckend.»
Woraus besteht die Infrastruktur und was beinhaltet unser Service im Alltag
Das bietet THE BAND bei jedem Livestream
- Beratung
- E-Mail Support vor und während des Events
- Technische Projektleitung
- Betrieb der Webinar-Plattform
- Technik-Vermietung für Audio/Video-Aufnahmen und Livestreaming
- Live-Regie, Kameraarbeit, Tontechnik
- Recording des Live-Programms
- Betreuung Saaltechnik
- Konfiguration Netzwerk- und Livestreaming-Technologie
- Technik-Installation, Inbetriebnahme, Auf- und Abbau
- Troubleshooting am Event
Vorteile, die sich aus den Leistungen ergeben
- Eigene sichere Webinar-Schnittstelle mit voller Zugangskontrolle
- Webinar läuft in Webbrowser, Videokonferenz-Apps wie Zoom oder Teams werden nicht „blockiert“
- Online-Zuschauer*innen erhalten ein redaktionell aufbereitetes Programm, ähnlich einer TV-Sendung
- Eingespieltes, flexibles Team
- Mobile, robuste, auf das Nötige reduzierte Technik, die schnell auf- und abgebaut ist
- Redundante Live-Streaming-Technik
- Low-Maintenance Online-Infrastruktur
- Keine teuren Hosting-Kosten und Service-Verträge
- Abrechnung nach Aufwand mit Spezialtarifen
Welche Verbesserungen analysieren wir
Bei einer Live-Übertragung hat man nur eine Chance, es gibt keine Möglichkeiten, Fehler zu verbessern. Dass es bei einer Live-Übertragung zu Konflikten kommen kann, sieht man täglich im Fernsehen, auch bei den kommerziell grössten Events, von der Tagesschau, über das Lauberhornrennen, bis hin zu Formel-1-Rennen. Es gibt Übertragungsausfälle, Regie- und Kamera-Verschnitzer, falsche Einblender, etc. Die gibt es auch bei uns, jedoch viel seltener als im kommerziellen TV.
Wir versuchen uns ständig über Entwicklungen im Livestreaming-Bereich auf dem Laufenden zu halten, um das Nutzerverhältnis ständig auf hohem Niveau zu halten.
Screen Fatigue
Erfrischung oder Ermüsung der Online-Zuschauer*innen, Frequenz der Rezeption von Online-Formaten (Unterhaltung scheint kein Problem, Bildung jedoch schon) in Bezug auf Übertragungsqualität, Programmdauer, etc.
Programmqualität
Programminhalt und -Qualität, Lesbarkeit von Inhalten, akustische Rezeption (Raum, Kopfhörer, Lautsprecher), Arbeitsplatz-Situationen (Ablenkung, Nebengeräusche), Bildschirmqualität, etc.)
Übertragungsqualität
Empfangsprobleme auf Seiten der User, Supportfälle (vereinzelt schlechte Internetverbindung auf Seiten der User oder geschlossene Ports für Livestreams)
Grafik-Qualität
Präsentationen mit mangelhafter Grafik (zu kleine Schriften, zu schwache Kontrastverhältnisse, zu viele Informationen pro Slide)
Interaktions-Möglichkeiten
Eingeschränkte Feedback- und Networking-Möglichkeiten („nur“ Q&A) …
Netzwerk-Qualität
Internet-Konnektivität in den Konferenzzentren und anderen Event-Locations
Load Ballancing
Netzwerkauslastung auf Seiten der Auslieferung (Hosting, Streaming), Anzahl gleichzeitiger Benutzer*innen.
Wir analysieren bereits, wenn ein Konflikt einmal auftritt, und versuchen das Problem sofort zu lösen, was uns bis jetzt auch gelungen ist.
Potential / Was wir dem Publikum zusätzlich bieten können
Sind Online-Teilnehmer*innen mit dem Gebotenen zufrieden oder wollen sie mehr? Aus Erfahrungen von Virtual Events, die wir für andere Kunden organisiert und betreut haben, auf Plattformen (wie z.B. hopin.com) mit vielerlei Interaktions- und Networking-Funktionen, haben wir einige Anhaltspunkte zusammengetragen.
Um ein Online-Publikum weiter aufzubauen und ein webbasiertes Produkt attraktiv zu halten, bedarf es Investitionen in eine oder mehrere der nebenan genannten Richtungen. Diese Investitionen werden sich in jedem Fall auszahlen, da sich Bildungsangebote je länger je mehr auf virtuelle Plattformen verlagern.
Das wünschen sich Nutzer*innen von virtuellen Events
- Mehr Interaktion: Moderation des Online Q&A und Chats durch die Leitenden & Organisatoren
- Community: Networking-Möglichkeiten mit On- und Offline-Teilnehmenden untereinander
- Mehr Einbeziehung: Online-Umfragen zu einzelnen Themen (z.B. auch während Referaten),
- Publikums-Kamera, Pausenprogramm (z.B. Online-Networking)
- Zeitunabhängigkeit: Programme on-demand abrufbar, Archive
- Related Content: Weiterführende oder vertiefende Inhalte, Links, etc.
- Paywall mit flexiblen angeboten, wie Abos, Package Deals und Zugang zum Archiv
Fazit
In den letzten zwei Jahren wurde der Live-Service des EIZ auf vielen Ebenen optimiert und hat eine sehr gute Qualität erreicht, das die Nutzerinnen und Nutzer in den erhobenen Feedbacks immer wieder bestätigen. Der Dienst funktioniert auch als Business Case, weil es wenige Online-Zuschauer*innen braucht, damit sich ein Livestream finanziell lohnt, Kontinuität schafft und die Marke stärkt. Für die Organisator*innen des EIZ-Teams hat sich der technische Teil der Livestreams schon fast zum Selbstläufer entwickelt. Unsere Kommunikation beschränkt sich im Alltagsgeschäft in der Regel auf ein, zwei E-Mails pro Seminar. Intern läuft es also rund.
Die wichtigste Frage ist jedoch, ob das Zielpublikum diesen Service weiterhin gerne nutzen möchte und wenn ja, welche Optimierungen sich die Online-Zuschauer*innen wünschen.
Für uns ist das Teamwork von grosser Bedeutung, wir können technisch Neues umsetzen und viele Erfahrungen sammeln. Aufgrund des sehr guten Arbeitsverhältnisses, den konstanten Nutzerzahlen und top Nutzer-Feedbacks glauben wir fest daran, dass die Zusammenarbeit auch in Zukunft erfolgreich sein wird.